Egy rosszul teljesítő fulfillment-partner mellett sok webshop azért marad, mert a váltást kockázatosabbnak érzi, mint a jelenlegi problémákat. Mi lesz a rendelésekkel, amíg a készlet úton van? Mikor kapcsolható át a webshop? Mi történik, ha a két raktár készletadatai nem egyeznek?
Ezek valós kockázatok, de megfelelő sorrenddel és előzetes teszteléssel jelentősen csökkenthetők. A kulcs az, hogy az új rendszer és a próbarendelés még azelőtt elkészüljön, hogy a készlet elindulna a régi raktárból.
Ebben az útmutatóban bemutatjuk az átállás öt fázisát, a várható időt, a költségtípusokat és azokat a pontokat, amelyek a legtöbb fennakadást okozzák.
Rövid válasz: mennyi ideig tart a fulfillment-partnerváltás?
A teljes folyamat időigényét általában nem maga a technikai bekötés, hanem a meglévő szerződés felmondási ideje és a régi raktár készletkiadási sebessége határozza meg. Az MXP oldalán kompatibilis webshopmotornál a bekötés akár egy nap alatt elvégezhető, a beérkező készletet pedig 24 órán belül bevételezzük.
Ezért három külön időtávval érdemes számolni:
| Időtáv | Mit jelent? |
|---|---|
| Előkészítés | Szerződésellenőrzés, adatátadás, integráció és próbarendelés. Ezt célszerű a felmondási idő alatt elvégezni. |
| Készletmozgatás | A régi raktár kiadási ideje, a fuvarozás és az új raktári bevételezés együtt. |
| Átkapcsolás | Az új rendelések átirányítása az MXP rendszerébe. Jól előkészített folyamatnál ez egy kijelölt munkanapon megoldható. |
A webshopnak nem feltétlenül kell leállnia, de a rendelésfelvétel és a raktári teljesítés folytonossága nem ugyanaz. Ha a készlet egy része éppen úton van, egyes termékeknél átmenetileg hosszabb teljesítési idővel kell számolni. Ezt a készletmozgatási tervben előre kell kezelni.
Az átállás öt fázisa
1Döntés és szerződésellenőrzés
Mi történik?
Mielőtt felmondanád a jelenlegi szerződést, át kell nézni a felmondási időt, a hűségidőt vagy minimumdíjat, valamint a készlet kiadásának feltételeit.
Előbb legyen elfogadott ajánlatod és egyeztetett átállási terved az új partnerrel. Csak ezután időzítsd a felmondást. Írásban kérdezz rá arra is, mennyi idő alatt, milyen formában és milyen díjakkal adja ki a régi raktár a készletet.
Mennyi ideig tart?
A döntés és az ajánlatok összehasonlítása néhány napot igényelhet. A kilépés tényleges dátumát a jelenlegi szerződés határozza meg.
Mit nézz át a szerződésben?
- Felmondási idő és a felmondás formai követelményei
- Hűségidő, minimumdíj és esetleges korai kilépési költség
- Kitárolási vagy készletkiadási díj
- Kiadási lista tartalma és a készlet átadásának határideje
- Később beérkező visszáruk és utánvétek lezárásának módja
2Adatok és integráció
Mi történik?
Az MXP beköti a webshopot, létrehozza a szükséges termékadatokat és egyezteti a szállítási, csomagolási és utánvét-kezelési szabályokat. Közben a készlet még a régi raktárban maradhat, így onnan folytatódhat a kiszolgálás.
A cikkszámoknak, vonalkódoknak és termékneveknek minden rendszerben egyezniük kell. Lejárati idővel vagy sarzzsal kezelt termékeknél ezeket az adatokat is előre tisztázni kell. Az éles átirányítás előtt legalább egy próbarendelés menjen végig a teljes folyamaton.
Mennyi ideig tart?
Kompatibilis webshopmotornál a bekötés akár egy nap alatt elkészülhet. Egyedi fejlesztésű rendszernél az idő az integráció mélységétől és az elérhető API-tól függ.
A következők befolyásolhatják:
- SKU, EAN, megnevezés, súly és méret
- Lejárati idő, sarzs vagy egyéb tételszintű azonosító
- Szállítási módok és átvételi pontok
- Márkázott csomagolás, szórólap, ajándék vagy mintatermék
- Utánvét-elszámolás adatai
- Visszáru-kezelés és ügyfélszolgálati folyamat
3A készlet átszállítása és bevételezése
Mi történik?
A régi partner kiadja a készletet, az áru eljut az új raktárba, majd az MXP mennyiségileg és minőségileg ellenőrzi, dokumentálja és bevételezi.
Kérj cikkszámonkénti kiadási listát darabszámmal, szükség esetén lejárattal és sarzzsal. A fuvarozás előtt egyeztessétek a raklapszámot, a csomagolást, a felrakodás módját, a biztosítást és az érkezés várható időpontját. Nagy készletet csak akkor osszatok több körre, ha előre eldőlt, hogyan kezelitek azokat a rendeléseket, amelyekben a termékek két külön raktárban vannak.
Mennyi ideig tart?
Az MXP a beérkező árut 24 órán belül bevételezi. A teljes fázis hosszát a régi raktár kiadási ideje, a készlet mérete és a fuvarozás is befolyásolja.
- Mely SKU-k kerülnek át az első körben?
- Melyik rendszer mutatja a webshop számára az elérhető készletet?
- Mi történik a két raktárból teljesíthető, vegyes kosarakkal?
- Ki viseli a külön csomag vagy az átmeneti várakozás költségét?
Ha ezekre nincs előre rögzített válasz, biztonságosabb lehet egy összehangolt, egyszeri készletmozgatás vagy egy rövid, termékszinten kommunikált teljesítési idő-hosszabbítás.
4Az éles átkapcsolás
Mi történik?
A webshop új rendelései ettől a kijelölt időponttól az MXP rendszerébe érkeznek. A régi raktár lezárja a korábban beérkezett rendeléseket, az új rendszerben pedig ellenőrzitek az első éles csomagok teljes útját.
Az átkapcsolást lehetőleg a hét közepére időzítsd, amikor mindkét oldalon elérhető a technikai és operatív csapat. Az első rendeléseknél ellenőrizd a terméket, a szállítási módot, a címkét, az értesítést, a csomagkövetési linket és az utánvét adatait.
Mennyi ideig tart?
Maga az átirányítás és az ellenőrzés egy munkanapon belül elvégezhető, ha az integráció, a próbarendelés és a készletbevételezés már megtörtént.
Mit frissíts az átkapcsoláskor?
- Visszaküldési cím az ÁSZF-ben, az elállási tájékoztatóban és a szállítási oldalon
- Szállítási módok megnevezése a pénztárban
- Csomagkövetési e-mailek linkjei
- Utánvét-elszámoláshoz megadott bankszámlaszám
- Rendelésekkel kapcsolatos ügyfélszolgálati elérhetőség
5Az első két hét és a régi partner lezárása
Mi történik?
Az új rendszer már működik, de a régi partnerrel még rendezni kell a készleteltéréseket, a késve beérkező visszárukat, a nyitott reklamációkat és az utolsó utánvét-elszámolást.
Ne tekintsd lezártnak a váltást addig, amíg a kiadási lista és az MXP bevételezési dokumentációja nincs egyeztetve. A késve érkező visszáruk továbbításáról és költségéről is legyen írásos megállapodás.
Mennyi ideig tart?
Az operatív átállás után még körülbelül két hétig érdemes fokozottan figyelni az eltéréseket és rövid, rendszeres státuszegyeztetést tartani.
Milyen költsége lehet a partnerváltásnak?
A váltás költsége nem csak az új szolgáltató havidíjából áll. Az ajánlatok összehasonlításakor az egyszeri és az átmeneti költségeket is számold össze:
- A régi raktár kitárolási vagy készletkiadási díja
- Fuvarozás a két raktár között
- Raklapozás, fóliázás, újracímkézés vagy egyéb előkészítés
- Átmeneti párhuzamos raktározás
- Esetleges egyedi integrációs fejlesztés
- Késve érkező visszáruk továbbítása
- Átmeneti készlethiány vagy hosszabb szállítási idő üzleti hatása
Az MXP webshop-bekötése kompatibilis rendszernél külön integrációs díj nélkül történik. Az átszállítás és az egyedi fejlesztési igények költségét azonban mindig a konkrét készlet, útvonal és technikai környezet alapján érdemes egyeztetni.
A döntésnél ne csak a csomagonkénti díjat hasonlítsd össze. A pontatlan készlet, a lassú bevételezés, a nehezen elérhető kapcsolattartó és a sok reklamáció több rejtett költséget okozhat, mint amennyit egy alacsonyabb egységár megtakarít.
Mikor érdemes elhalasztani a váltást?
Két helyzetben különösen fontos az időzítés újragondolása:
Csúcsszezon közben. November közepétől karácsonyig sok webshop forgalma jelentősen megugrik. Ilyenkor kisebb a hibatűrés, ezért a szezon előtti hetek vagy a január eleji időszak általában biztonságosabb. Ha a jelenlegi partner már nem bírja a forgalmat, a halasztás helyett részletes kockázati tervre van szükség.
Magas kilépési költségnél. Ha hosszú hűségidő vagy jelentős felmondási díj van hátra, számold ki a váltás teljes üzleti hatását. A megtakarításhoz add hozzá a várhatóan csökkenő hibákat, reklamációkat és belső munkaidőt is.
Fulfillment-partnerváltási ellenőrzőlista
| Fázis | Teendő | Felelős |
|---|---|---|
| Döntés | Szerződés, felmondási idő és készletkiadási feltételek ellenőrzése | Webshop |
| Döntés | Ajánlat és írásos átállási terv elfogadása | Webshop + MXP |
| Integráció | Termékadatok, szállítási és csomagolási szabályok átadása | Webshop |
| Integráció | Bekötés és teljes próbarendelés | MXP + webshop |
| Készlet | Cikkszámonkénti kiadási lista elkészítése | Régi partner |
| Készlet | Fuvarozás és bevételezés ütemezése | Webshop + partnerek |
| Készlet | Eltérések dokumentálása és egyeztetése | MXP + webshop |
| Átkapcsolás | Címek, értesítések, utánvét és ügyfélszolgálat frissítése | Webshop |
| Átkapcsolás | Első éles rendelések végponttól végpontig tartó ellenőrzése | MXP + webshop |
| Lezárás | Visszáruk, utánvétek és reklamációk rendezése | Webshop + régi partner |
Gyakori kérdések
Mennyi ideig tart egy fulfillment-partnerváltás?
A teljes időt leginkább a régi szerződés felmondási ideje és a készlet kiadásának sebessége határozza meg. Az MXP oldalán kompatibilis webshopmotornál a bekötés akár egy nap, a beérkező készlet bevételezése pedig 24 órán belül megtörténik. Ha az előkészítés a felmondási idő alatt elkészül, az éles átkapcsolás egy kijelölt munkanapon elvégezhető.
Le kell állítani a webshopot a váltás alatt?
Nem feltétlenül. A webshop továbbra is fogadhat rendeléseket, miközben az integráció elkészül. A készletmozgatás idején azonban egyes termékek teljesítése átmenetileg lassabb lehet. A folyamatos kiszolgálás feltételeit SKU-szinten kell megtervezni.
Mi történik a készlettel?
A régi raktár kiadási listát készít, az áru eljut az új raktárba, az MXP pedig ellenőrzi, dokumentálja és bevételezi. A két dokumentum összevetésével az eltérések gyorsan azonosíthatók.
Mi történik, ha a készlet nem egyezik?
Az eltérést az átvételi és bevételezési dokumentáció alapján kell rögzíteni, majd mielőbb jelezni a régi partnernek. Ezért fontos a cikkszámonkénti, darabszámos kiadási lista.
Mit kell frissíteni a webshopon az átkapcsoláskor?
A visszaküldési címet, a szállítási módok megnevezését, a csomagkövetési értesítéseket, az utánvét adatait és szükség esetén az ügyfélszolgálati elérhetőséget.
Van hűségidő az MXP-nél?
Nincs hűségidő, a felmondási idő 30 nap, és nincs kötelező minimum csomagszám.
Fulfillment partner választás: 12 kérdés, amit tegyél fel szerződés előtt
Ha most gondolkodsz a váltáson
A biztonságos átállás alapja az előre rögzített sorrend: először az új rendszer és a próbarendelés készül el, ezután mozdul a készlet, majd az átkapcsolás csak a bevételezés és az ellenőrzések után történik meg.
Add meg a havi rendelésszámodat, a készlet nagyságát és a webshopmotorodat. Ezek alapján konkrét átállási ütemtervet és ajánlatot készítünk.
