A leltár fogalma egy vállalkozás eszközállományának és forrásainak tételes felsorolását jelenti. A pontos készletinformációk megmutatják az esetleges hiányokat, többleteket, felfedhetik a selejtes termékeket és más anomáliákat. A rendszeres leltározás célja ezen ellentmondások számának csökkentése, hogy mindig pontos és megbízható készletinformációk álljanak rendelkezésre.
Az e-kereskedelemben a logisztika döntő fontosságú a piaci verseny szempontjából. A pontos készletinformációk pedig elengedhetetlenek az ellátási lánc hatékony működése szempontjából, hogy ne csak zökkenőmentesek legyenek a folyamatok, hanem a készlethiányok vagy a készlettúlfutások száma is csökkenjen, a rendelések hiánytalanul és gyorsan teljesüljenek. Nézzük is a részleteket!
Röviden a leltár fogalmáról, módszereiről
A leltár olyan kimutatás, amely tételesen számba veszi egy vállalkozás eszközeit és forrásait, mérlegen kívüli követeléseit és kötelezettségeit egy adott időpontra vonatkozóan.
A leltárral kapcsolatos legfontosabb törvényi előírás, hogy annak tételesen, ellenőrizhető módon kell tartalmaznia a vállalat aktuális eszköz- és forrásállományát. A lebonyolítás részleteinek kidolgozása a vállalkozások feladata, ugyanakkor kiszervezhető tevékenység, tehát akár alvállalkozó is végezheti. A leltárról jegyzőkönyvet kell készíteni, amit az üzleti év végi beszámoló elkészítése előtt a csatolt dokumentumokkal (leltárfelvevő ív, összesítő stb.) együtt a könyvelőnek át kell adni, majd 8 évig megőrizni.
A leltár fajtái
A leltár egyes típusait elsősorban az elvégzésük célja alapján csoportosíthatjuk.
- Nyitó leltárt a vállalkozás indulásakor, záró leltárt az üzleti év végén, vagy a cég felszámolásakor kell végezni.
- A vagyonmegállapító leltár az eszközállományt jelenti a beszámoló elkészítéséhez kapcsolódóan, amelyet évente, előre tervezett módon és időpontban végrehajtott felmérés keretében kell megtenni.
- Átadó-átvevő leltárt a vállalkozás struktúrájában, személyi állományában vagy felelősi körében történik változás esetén indokolt tartani.
- Az idegen leltár a cég birtokában lévő, de nem a cég tulajdonát képező eszközökről, míg a tárolási leltár a cég tulajdonában lévő, de máshol tárolt eszközökről készített felmérés.
- Rendkívüli leltár elrendelése valamilyen nem várt esemény, technikai probléma, betörés, esetleg visszaélés gyanúja esetén indokolt.
- Árváltoztatási leltárt akkor érdemes végezni, ha egy jelentős árváltozás miatt kiemelten fontossá válik a készlet pontos ismerete.
- Az ellenőrző leltár célja annak kiderítése, hogy található-e raktárban számla nélküli termék.
A készletnyilvántartás és a webshop logisztika
A valós készletmennyiség ismerete és azok elektronikus elérhetősége valamennyi webshop számára az alapműködés elengedhetetlen feltétele. Ennek hiányában a pontatlan készletinformációk, az ebből adódó lassú teljesítések és meghiúsult megrendelések komoly vásárlói lemorzsolódást eredményezhetnek.
A megbízható készletinformációk az alapját jelentik a hatékony webshop logisztikának. A precíz készletkezelés és -ellenőrzés megkönnyíti a tárolást és raktárkezelést, a zökkenőmentes kézbesítés egyik alapvető feltétele pedig annak ismerete, hogy melyik termék milyen mennyiségben áll rendelkezésre.
A pontos készletadatok a vásárlók bizalmának elnyerésében is kulcsszerepet játszanak. Az ügyfelek is pontosan tudni szeretnék, melyik termék hol van raktáron, hol veheti át személyesen, mennyi időt vesz igénybe a házhozszállítás. De pontosan mire is kell figyelni egy webshop esetén? Nézzük is a legfontosabbakat!
Naprakész árukészlet
Ha nincs tisztában a webáruház azzal, hogy pontosan hány darab van az adott termékből, akkor jelentősen megnő annak a kockázata, hogy olyan árut értékesít, amiből nincs is raktáron, illetve ugyanazt a terméket egyszerre több személynek is eladja. Ez a veszély különösen a kiemelt vásárlási szezonokban (pl. Black Friday, karácsony előtti időszak) jelentkezhet, amikor a nagyobb érdeklődés felpörgeti az online felület forgalmát.
A vevőnek nem csekély bosszúságot okoz Black Friday idején, vagy épp a karácsonyi készülődéskor, ha az online leadott rendelésre azt a választ kapja, hogy a leértékelt áruból sajnos elfogyott a készlet, vagy a termék érkezéséig akár több napot, heteket kell még várnia.
Egy-egy kifogyott termék elégedetlenségre adhat okot, ám ha ezzel nem a vásárláskor szembesül a felhasználó, hanem azt követően, hogy ki is fizette már az árát, akkor a bizalomvesztést aligha lehet egy bocsánatkéréssel elintézni.
Ha elfogyott a termékből az összes darab, és erről azonnal értékesül a webáruház, akkor még időben reagálhat a helyzetre. Érdemes lehet az ilyen terméket a webshop kereső találati listájának a legvégére helyezni, a találati eredményeknél, a termékoldalon és a termék valamennyi megjelenésénél egyértelműen feltüntetni a pillanatnyi készlethiányt. Esetleg lehetőséget biztosítani az előrendelésre vagy hasonló termékeket ajánlani a vevő figyelmébe.
Problémamentes kiszállítás
A pontatlan készletinformációk a szállításban is komoly fennakadásokat okozhatnak, megzavarva az addig precíznek vélt logisztikát. Ha egy vállalkozás webshop több raktárkészletet kezel egyszerre, esetleg az online mellett fizikai üzlettel is rendelkezik, akkor különösen problémás lehet, ha nem állnak rendelkezésre valós idejű adatok.
Leltározás hatékonyan, digitális megoldásokkal
A hatékony raktárkészlet-ellenőrzés és -kezelés a logisztika egyik kulcsa, elengedhetetlen feltétele annak, hogy a termékek gyorsan megtalálhatók legyenek és a lehető leghamarabb eljussanak a vásárlókhoz. Nézzük is, hogyan segítenek ebben az automatizált, digitális leltár- és raktárkezelő programok és megoldások.
Hatékony leltárfelvételi technológiák
A papíralapú leltározási technológia a leltárfelvétel kezdetleges módszere, számos hibázási lehetőséggel. A számítógépes leltárkezelés, hatékony leltárfelvételi technológiákkal kiegészülve nemcsak a termékazonosítást teszi biztossá, hanem a leltár-kimutatásokat, és más riportokat egyaránt.
Vonalkódok használatával gyorsan azonosíthatók és pontosabban nyomon követhetők az egyes termékek. Az RFID technológia pedig úgy olvassa be az egyes tételeket, hogy ehhez az RFID olvasónak még csak közvetlen fizikai kapcsolatban sem kell kerülnie az RFID címkével ellátott árucikkekkel. Ez a megoldás kifejezetten hatékony adatgyűjtést tesz lehetővé és megbízható leltári adatokat biztosít.
Biztonságos raktárkezelési módszerek
A First In First Out (FIFO) raktárkezelési módszerrel a program az elsőként tárolt terméket veszi ki először a raktárból, amely elsősorban romlandó áruk esetében előnyös. A Last In First Out (LIFO) módszerrel pedig először azok a termékek hagyják el a raktárt, amelyeket utoljára tárolták be. Ez pedig a kiskereskedelemben gyakori megoldás lejárati idővel nem rendelkező árucikkek esetén. A First Expired First Out (FEFO) módszer a termékek szavatosságát veszi alapul és a legrövidebb lejárati idővel rendelkező termékeket veszik ki először a készletből.
Automatizált készletmozgások
A webshop és a készletkezelő szoftver adatainak szinkronban kell lenniük ahhoz, hogy elkerüljük a teljesíthetetlen vagy késedelmes megrendelések okozta kellemetlenségeket. Fontos, hogy a webshopban leadott rendelések azonnal csökkentsék a készletkezelő nyilvántartását és mindez fordítva is így legyen.
A szinkronizáció lehet időhöz kötött, amikor néhány percenként frissülnek az adatok – azonban ez is túl hosszú idő lehet például egy Black Friday kampányban. A másik lehetőség az eseményvezérelt megoldás: ekkor az egyik rendszer készletadatainak változásai azonnal átszinkronizálódnak a másik felületre. Így elérhetővé válnak a real-time, azaz a valós idejű készletadatok mind a webshopban, mind a készletkezelő programban.
Fontos termékinformációk
A digitális leltárkezelés nagy előnye, hogy megbízható riportokat, kimutatásokat készíthetünk, amelyek azt is megmutatják, mely termékek hozzák, melyek viszik a pénzt. A hosszú ideje a polcon álló termék feleslegesen foglalja a helyet a polcokon vagy a külső szolgáltató raktárhelyiségében. Az úgynevezett Pareto-elv szerint az eladások 80%-a az összes termék 20%-ából származik – a pontos leltárazás és az abból készített kimutatások azonosíthatják ezt a csoportot.
Miért válasszuk az MXP-t, ha logisztikai céget keresünk?
Az MXP munkatársai a logisztika minden részterületén széleskörű, naprakész, innovatív tapasztalatokkal rendelkeznek, legyen szó a leltár forgalmáról, a készletkezelésről, a raktározásról vagy a megrendelések teljesítéséről. Az ügyfeleket a szakértelem mellett modern, automatizált folyamatokkal és innovatív, felhőalapú logisztikai platformmal támogatják.
Az MXP által kínált fejlett informatikai rendszert összekapcsolhatjuk saját webshopunk motorjával (WooCommerce, Unas, Shoprenter, Magento, PrestaShop), így a megrendelések rendelések szinkronizálása és a raktárkészlet változása valós időben történik. Folyamatosan figyelemmel kísérhetjük a megrendelések állapotát, real-time információkat kaphatunk a pillanatnyi raktárkészletről. Miközben a fizikai árukészletet a legnagyobb biztonságban, hozzáértő kezekben tudhatjuk, minden energiánkat a vállalkozás fejlesztésére, a megalapozott üzleti döntések meghozatalára fordíthatjuk.
